Termine buchen (Cal.com)

Mit der Integration Cal.com bucht dein Assistent Termine direkt im Anruf: Er prüft die freien Zeiten in deinem Kalender, nennt dem Anrufer nur tatsächlich verfügbare Uhrzeiten und trägt den Termin verbindlich ein.

Voraussetzung: ein Cal.com-Konto

Rufona verbindet sich nicht direkt mit Google, Outlook oder iCloud — das übernimmt Cal.com. Du verbindest dort deinen echten Kalender und legst einen buchbaren Event-Typ an (z. B. „Beratungstermin, 30 Min.”). Rufona braucht dann nur zwei Angaben aus deinem Cal.com-Konto: den API-Key und die Event-Typ-ID.

Termin-Dauer, Puffer und Verfügbarkeitszeiten pflegst du komplett in Cal.com am Event-Typ — Rufona hat dafür keine eigenen Felder.

Einrichtung

1. Öffne unter „Assistenten” deinen Assistenten und wechsle zum Tab „Integrationen”.
2. Klicke auf „Integration hinzufügen” und wähle im Katalog unter „Kalender & Termine” die Karte „Cal.com”.
3. Aktiviere die Integration mit dem Schalter — erst dann erscheinen die Eingabefelder.
4. Trage den „Cal.com API-Key” ein. Du findest ihn in Cal.com unter „Einstellungen” → „Entwickler” → „API-Keys”.
5. Trage die „Event-Typ-ID” ein. Sie steht in der URL des Event-Typs (…/event-types/12345).
6. Klicke auf „Verbindung testen”: Rufona fragt die Verfügbarkeit für ein Datum eine Woche im Voraus ab und zeigt das Ergebnis direkt an (✓ oder ✗). Dabei wird nichts gebucht — so prüfst du Key und Event-Typ vor dem ersten echten Anruf.
7. Klicke auf „Speichern”. Die Karte zeigt jetzt das Badge „Aktiv”.

Zeitzone

Standardmäßig nennt und bucht der Assistent Zeiten in der Zeitzone Europe/Berlin. Unter dem Aufklapper „Erweitert: Zeitzone” kannst du eine andere „Zeitzone” eintragen.

„Aktiv” zeigt die Karte erst, wenn der Schalter an ist und API-Key sowie Event-Typ-ID hinterlegt sind — nur dann bucht der Assistent. Was die Badges allgemein bedeuten, steht unter Integrationen.

Was der Assistent im Anruf tut

• Freie Zeiten nennen: Nennt der Anrufer einen Wunschtag, prüft der Assistent die freien Zeiten dieses Tages in deinem Kalender und nennt maximal 6 verfügbare Uhrzeiten. Sind an dem Tag keine Termine frei, schlägt er vor, einen anderen Tag zu nennen.
• Verbindlich buchen: Zum Buchen braucht der Assistent Name und E-Mail-Adresse des Anrufers — fehlen sie, fragt er aktiv danach. Ohne E-Mail wird kein Termin gebucht, denn Cal.com verlangt sie für die Terminbestätigung. Optional nimmt er den Grund des Termins mit auf; er landet als Notiz in der Buchung.
• Bestätigung: Der Termin erscheint direkt in deinem Cal.com-Kalender (und damit im dahinter verbundenen Google-, Outlook- oder iCloud-Kalender). Der Anrufer erhält die übliche Bestätigungs-E-Mail von Cal.com.
• Belegte Zeiten: Der Assistent bestätigt einen Termin erst, wenn die Buchung wirklich erfolgreich war. Ist die Zeit inzwischen vergeben, bietet er eine andere an.
• Fehler: Ist der Kalender nicht erreichbar, bricht der Anruf nicht ab — der Assistent weicht freundlich aus und nimmt das Anliegen klassisch auf. Halbe Buchungen gibt es nicht.

Während der Kalender-Abfrage überbrückt der Assistent kurz, statt stumm zu warten. Datum und Uhrzeit sagt er deutsch formatiert an.

Ohne eingerichtete Integration

Ist die Termin-Integration nicht aktiv oder unvollständig, sagt der Assistent keine Buchung zu. Er nimmt den Terminwunsch samt Kontaktdaten auf und kündigt an, dass sich das Büro zur verbindlichen Bestätigung meldet.

Grenzen

• Der Assistent kann Termine prüfen und buchen — kein Verschieben, kein Stornieren, kein Auflisten bestehender Termine im Anruf.
• Die Verfügbarkeit wird immer für einen konkreten Tag geprüft; der Anrufer nennt den Wunschtag.
• Anrufer müssen bereit sein, ihre E-Mail-Adresse am Telefon zu nennen — ohne sie kommt keine Buchung zustande.
• Alle Termin-Regeln (Dauer, Puffer, buchbare Zeiten) werden in Cal.com gepflegt, nicht in Rufona.

Gut zu wissen

Dein Cal.com-API-Key wird verschlüsselt gespeichert und ist im Gespräch nie zugänglich — die Buchung läuft serverseitig. Über „Entfernen” in der Fußzeile nimmst du die Integration vom Assistenten und löschst die gespeicherte Kalender-Konfiguration.

Wenn du nach dem Anruf zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung an dein Team möchtest, kannst du die Integration E-Mail senden mit dem Auslöser „Bei Termin/Rückruf” kombinieren — sie feuert nur, wenn tatsächlich ein Termin oder Rückruf erfasst wurde.