E-Mail-Benachrichtigungen

Mit der Integration „E-Mail senden” schickt dir Rufona nach einem Anruf automatisch eine Zusammenfassung per E-Mail — an eine oder mehrere feste Adressen deines Unternehmens. Pro Assistent legst du beliebig viele Regeln an, jede mit eigenem Empfänger und eigener Bedingung.

Einrichten

Öffne unter „Assistenten” den gewünschten Assistenten und wechsle in den Tab „Integrationen”.
Ist „E-Mail senden” noch nicht dabei: Klicke die gestrichelte Kachel „Integration hinzufügen” und wähle im Katalog die Karte „E-Mail senden” (Untertitel „Zusammenfassung nach Anruf”).
Schalte im Detail den Master-Schalter oben ein. Erst dann erscheinen die Felder.
Lege mit „E-Mail-Regel anlegen” die erste Regel an und fülle die „Empfänger-Adresse” aus.
Klicke „Speichern”.

Das Status-Badge in der Kopfzeile springt erst auf „Aktiv”, wenn mindestens ein Empfänger eingetragen ist — bis dahin zeigt es „Einrichten”. Was die Badges allgemein bedeuten, steht unter Integrationen.

Regeln

Mit „Weitere E-Mail” fügst du zusätzliche Regeln hinzu (angezeigt als „E-Mail 1”, „E-Mail 2”, …). Nach jedem echten Anruf prüft Rufona jede Regel — passt die Bedingung, geht eine eigene E-Mail pro Regel an deren Empfänger. So kann derselbe Anruf z. B. „Nach jedem Anruf” ans Team-Postfach und „Bei Termin/Rückruf” ans Buchungs-Postfach gehen.

Jede Regel hat:

„Empfänger-Adresse” — wohin die Zusammenfassung geht. Regeln mit leerem Empfänger werden ignoriert.
„Wann senden” — drei Optionen:

Option	Sendet, wenn …
„Nach jedem Anruf” (Standard)	jede abgeschlossene Konversation
„Nur bei verpassten Anrufen”	der Anruf als abgebrochen, verpasst oder nicht angenommen endete
„Bei Termin/Rückruf”	im Anruf tatsächlich ein Termin (Termin-/Buchungs-/Reservierungs-Feld mit Wert) oder eine Rückrufnummer mit echten Ziffern erfasst wurde

„Erweitert: Betreff-Vorlage” — aufklappbar; der Standard-Betreff reicht meist (siehe unten).
„Entfernen” — löscht die Regel.

Änderungen greifen erst nach „Speichern” (schwebende Leiste „Nicht gespeicherte Änderungen”); „Abbrechen” verwirft sie. „Entfernen” in der Fußzeile löscht die gesamte Integration samt aller Regeln vom Assistenten.

Betreff-Vorlage

Nur der Betreff ist anpassbar. Ohne Vorlage lautet er „Neue Anruf-Zusammenfassung — ‹Assistentenname›”. Im Feld „Betreff-Vorlage” (z. B. Anruf-Zusammenfassung · {datum}) stehen dir diese Platzhalter zur Verfügung:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{datum}`	Anrufdatum im deutschen Format (z. B. 13.07.2026)
`{uhrzeit}`	Uhrzeit im Format HH:MM
`{anrufer}`	Telefonnummer des Anrufers; „unbekannt” bei unterdrückter Nummer
`{name}`	der im Gespräch erfasste Name, sonst leer
`{zusammenfassung}`	die Gesprächs-Zusammenfassung

Ein unbekannter oder vertippter Platzhalter bleibt wörtlich im Betreff stehen.

Inhalt der E-Mail

Der Inhalt ist ein festes, gestyltes HTML im Rufona-Design (plus Reintext-Alternative für einfache Mail-Clients):

Kopfzeile mit dem Assistenten-Namen und dem Titel „Neue Anruf-Zusammenfassung”
Meta-Zeile mit Zeit und Anrufer-Nummer
die Gesprächs-Zusammenfassung (bzw. „(keine Zusammenfassung verfügbar)”)
Abschnitt „Erfasste Angaben”: die im Gespräch erfassten Felder (Name, Rückrufnummer, Anliegen, …) als Tabelle — nur nicht-leere Felder
Button „Anruf ansehen →” — führt direkt zu den Anrufdetails im Dashboard (siehe Anrufverlauf)

Absender ist Rufona (noreply@rufona.com); die Adresse nimmt keine Antworten entgegen.

Grenzen

Testanrufe lösen keine E-Mail aus — nur echte Anrufe. Zum Ausprobieren rufst du die Nummer direkt an.
Nur der Betreff ist anpassbar. Der E-Mail-Inhalt und das Layout sind fest; die Platzhalter funktionieren ausschließlich in der Betreff-Vorlage.
Keine E-Mail an den Anrufer. Empfänger sind ausschließlich die konfigurierten Adressen deines Unternehmens; der Assistent bietet Anrufern im Gespräch keinen E-Mail-Versand an.
Eine E-Mail, die nicht zugestellt werden kann, wird nicht erneut versendet. Zusammenfassung und Anrufdetails bleiben unabhängig davon im Dashboard verfügbar.
Die Integration ist in allen Tarifen nutzbar.