Dashboard im Überblick

Das Dashboard unter app.rufona.com ist deine Zentrale: Hier richtest du Assistenten ein, siehst jeden Anruf und behältst Paket und Auslastung im Blick. Alle Bereiche erreichst du über die linke Seitenleiste. Ein Klick auf das Logo klappt das Menü ein oder aus — der Zustand bleibt gespeichert. Unten in der Seitenleiste findest du außerdem eine Docs-Karte mit dem Link „Dokumentation öffnen”, der diese Dokumentation in einem neuen Tab öffnet.

Dashboard

Die Startseite zeigt zuerst, was zu tun ist, und dann, was dein Assistent dir abgenommen hat. Oben steht, wie viele Anrufe heute angenommen wurden (morgens: seit gestern 18 Uhr) und wie viele davon auf dich warten. Daneben siehst du, ob dein Assistent „Bereit” ist oder gerade spricht — dann auch mit wem.

„Zu erledigen” — die Anrufer, die etwas von dir brauchen, in den Gruppen „Dringend”, „Rückruf gewünscht” und „Ohne Notiz” — zum Beispiel wenn alle Leitungen belegt waren. Jeder Anrufer steht einmal in der Liste, auch wenn er mehrmals angerufen hat. „Anrufen” wählt die Rückrufnummer über dein Telefon, „Erledigt” hakt den Eintrag ab (mit „Rückgängig”), „Details” zeigt Zusammenfassung, erfasste Daten und weitere offene Anliegen desselben Anrufers, die mit abgehakt werden. Klärt der Assistent bei einem späteren Anruf das Anliegen zum selben Thema, oder wird der Anrufer dazu zu dir durchgestellt, verschwindet der Eintrag von selbst; Dringendes hakst du immer selbst ab. Einträge, die älter als 7 Tage sind, klappst du unten in der Liste auf; nach 12 Wochen fallen unbearbeitete Einträge heraus.
„Diese Woche” — angenommene Anrufe, der Anteil ohne dich geklärter Anrufe, Anrufe abends oder am Wochenende und neue Anrufer, jeweils im Vergleich zur Vorwoche.
„Offene Fragen” — was dein Assistent noch nicht beantworten konnte. „Antworten beibringen” führt zu den Wissens-Vorschlägen.
„Verlauf” — Diagramme zu deinen Anrufen, siehe Anrufverlauf & Auswertung.

Mit mehreren Assistenten wählst du unter „Anzeigen für” einen einzelnen oder „Alle Assistenten” — in der Ansicht eines Assistenten hakt „Erledigt” nur dessen Anrufe ab. Reichen deine Inklusivminuten beim aktuellen Tempo voraussichtlich nicht bis Monatsende, erscheint ein Hinweis mit Link zur „Abrechnung”. Solange noch kein Anruf eingegangen ist, zeigt die Startseite die Schritte zur Einrichtung und die Nummer des Rufona-Demo-Assistenten.

Von uns betreut: deine Ansicht

Richten wir deinen Assistenten für dich ein, siehst du ein schlankeres Dashboard: „Dashboard”, „Anrufverlauf”, „Kontakte”, „Einstellungen” und „Abrechnung”. Begrüßung, Abläufe, Wissen, Stimme, Integrationen und Telefonnummern pflegen wir für dich — so bleibt alles so abgestimmt, wie wir es mit dir getestet haben.

Unter „Einstellungen” änderst du selbst, was sich im Alltag ändert:

Weiterleitung an dein Team — an oder aus, Name und Telefonnummer deiner Ansprechpartner (mehrere Nummern, die gleichzeitig klingeln, richten wir dir ein).
E-Mails nach dem Anruf — wer die Zusammenfassung bekommt und wann (nach jedem Anruf, nur bei verpassten, bei Termin/Rückruf oder nur bei Eilfällen).
SMS bei Eilfällen — an oder aus und die Handynummer, an die die SMS geht.
Deine Rufnummer — mit der Anleitung, wie du deine Geschäftsnummer umleitest.
„Testanruf” — sprich im Browser mit deinem Assistenten.

Offene Fragen beantwortest du wie gewohnt über „Antworten beibringen”. Alles andere — neue Ansprechpartner, eine geänderte Begrüßung, neues Wissen — fragst du über „Änderung anfragen” an; die Antwort bekommst du in den Mitteilungen.

Assistenten

Hier verwaltest du deine KI-Telefonassistenten. Ein Klick öffnet den Editor, in dem du Begrüßung, Stimme, Wissen und Anweisungen konfigurierst — den Rundgang durch alle Tabs findest du unter Assistent einrichten. Oben rechts im Editor sitzt der Button „Testanruf”: Er startet ein Vollbild-Gespräch direkt im Browser über Mikrofon und Lautsprecher, ganz ohne Telefon.

Wie der Testanruf zählt und was dabei zu beachten ist, steht unter Assistent einrichten.

Kontakte

Die Kontaktliste deines Kontos — das Gedächtnis deiner Assistenten. Wie die Anrufererkennung funktioniert und wie der Assistent Kontakte selbst pflegt, steht unter Kontakte; bestehende Daten bringst du per CSV oder vCard hinein, siehe Kontakte importieren.

Wissensdatenbank

Hier landen Wissens-Vorschläge, die aus echten Anrufen entstehen: Fragen, die dein Assistent nicht beantworten konnte, kannst du prüfen und als Wissen übernehmen. Details unter Wissens-Vorschläge.

Integrationen

Der Katalog aller Integrationen: Du siehst den Status je Assistent und fügst Integrationen hinzu oder entfernst sie — Überblick unter Integrationen. Vertiefend dokumentiert sind Weiterleitung, Termine, E-Mail und Webhooks.

Telefonnummern

Hier holst du dir eine Rufona-Nummer, weist sie einem Assistenten zu und gibst sie bei Bedarf wieder frei — Schritt für Schritt unter Telefonnummern. Eine bereits vorhandene Nummer verbindest du per SIP, siehe Eigene Nummer verbinden.

Anrufverlauf

Jeder Anruf mit Transkript, Zusammenfassung und extrahierten Daten — durchsuchbar, filterbar und per Klick in den Anrufdetails einsehbar. Mehr dazu unter Anrufverlauf.

Abrechnung

Dein Paket, dein Abo und deine Minuten: Was die Pakete enthalten und wie Inklusiv- und Mehrminuten zählen, steht unter Abrechnung.

Mitteilungen — die Glocke

Das Glocken-Icon oben in der Seitenleiste öffnet das Popover „Mitteilungen”: ein Feed, der Ankündigungen der Plattform (neue Integrationen, Releases, Wartung) und persönliche Benachrichtigungen deines Kontos mischt — etwa Hinweise zum Kontakt-Limit oder Nachrichten vom Rufona-Team. Ungelesenes erkennst du am Punkt auf der Glocke und an fetter Schrift; „Alle als gelesen” räumt auf. Einträge mit Ziel verlinken direkt dorthin, und der Gelesen-Status bleibt geräteübergreifend gespeichert.

Hilfe & Ideen

Der oberste Eintrag der Seitenleiste ist deine Feedback-Seite: Du wählst unter „Worum geht es?” eine der Kategorien „Idee”, „Lob”, „Problem” oder „Sonstiges”, vergibst optional eine 5-Sterne-Bewertung und schreibst deine Nachricht (max. 5000 Zeichen). „Feedback senden” wird aktiv, sobald eine Nachricht eingetragen ist. Antworten des Rufona-Teams erreichen dich als Mitteilung in der Glocke.

Konto und Abmelden

Ganz unten in der Seitenleiste sitzt dein Konto-Chip (Initialen, Name, E-Mail) — ein Klick öffnet die Seite Konto mit den Abschnitten Profil, Organisation, Anmeldung (Passwort ändern per E-Mail-Reset), Support-Zugriff (Schalter „Support darf sich in mein Konto einloggen”) und Gefahrenzone („Konto löschen” mit Bestätigungsdialog). Eine Änderung der E-Mail-Adresse läuft über „Hilfe & Ideen”. Darunter findest du den Button „Abmelden” und die aktuelle Versionsnummer.

Passwort vergessen? Wähle auf der Login-Seite „Passwort zurücksetzen” — du erhältst einen Reset-Link per E-Mail, der 30 Minuten gültig ist. Nach dem Zurücksetzen werden alle anderen Sitzungen abgemeldet.