Kontakte & Gedächtnis

Kontakte sind das Gedächtnis deiner Assistenten: Jeder Anrufer bekommt einen Eintrag mit Verlauf, Notizen und Daten. Ruft er wieder an, erkennt ihn der Assistent, begrüßt ihn mit Namen und knüpft an frühere Gespräche an. Du findest die Kontakte in der Seitenleiste unter „Kontakte”.

Kontaktliste

Die Liste zeigt alle Kontakte deines Kontos mit den Spalten Name, Telefon, Firma, Tags, „Letzter Kontakt” und „Anrufe” (beide sortierbar) sowie Quelle. Automatisch angelegte Anrufer ohne Namen erscheinen als „Unbekannter Anrufer” bzw. mit ihrer Nummer.

„Suche” durchsucht Name, Telefonnummer, Firma, E-Mail und Tags — auch kopierte Nummern mit unsichtbaren Zeichen werden gefunden.
Filter: „Anrufmenge” (Presets „Alle”, „Ohne Anrufe”, „1–10”, „Ab 10” plus Schieberegler) und Quelle („Manuell”, „Import”, „KI-Anruf” — Mehrfachauswahl möglich).
„Zeilen pro Seite”: 25, 50 oder 100. Filter, Sortierung und Seite bleiben erhalten, wenn du zwischen Liste und Kontaktkarte wechselst.
Mehrfachauswahl: Checkboxen markieren mehrere Kontakte; über „Löschen” entfernst du sie nach Bestätigung endgültig.

Kontakte entstehen automatisch nach Anrufen — oder du importierst deine bestehenden. Wie der Import funktioniert, steht unter Kontakte importieren.

Kontakt anlegen

Über „Hinzufügen” öffnet sich das Modal „Kontakt hinzufügen” mit den Feldern „Name”, „Telefon”, „E-Mail” und „Firma”; „Anlegen” speichert und öffnet direkt die Kontaktkarte.

Mindestens eines von Name, Telefon oder E-Mail ist Pflicht.
Telefonnummern im internationalen Format angeben (z. B. +49 30 1234567). Pro Nummer gibt es genau einen Kontakt — nach dem Anlegen ist die Nummer nicht mehr änderbar, denn sie ist der Schlüssel für die Anrufererkennung.

Kontaktkarte

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Kontaktkarte mit allem, was der Assistent über diesen Anrufer weiß:

„Stammdaten”: Name, Telefon (gesperrt — „Wird beim Erkennen des Anrufers genutzt.”), E-Mail, Firma. „Speichern” erscheint nur, wenn du etwas geändert hast.
„Eigene Felder”: Angaben, die die KI aus Anrufen oder ein Import ergänzt hat, stehen schreibgeschützt in einer Box mit dem Badge „von der KI”. Darunter legst du eigene Felder an (z. B. Kundennummer) — „Feld hinzufügen”, dann „Felder speichern”. Dein Speichern rührt die KI- und Import-Felder nie an.
„Notizen”: Freitext über „Notiz hinzufügen”; die Zeitleiste zeigt Autor („von der KI”, System oder Team) und Datum. Nach jedem Anruf legt die KI die Gesprächszusammenfassung automatisch als Notiz ab.
„Tags”: Chips zum Ordnen — neues Tag per „Tag eingeben” + Enter, entfernen per X.
„Gespräche (N)”: alle Anrufe dieses Kontakts mit Datum, Richtung, Dauer und Zusammenfassung. Ein Klick öffnet die Anrufdetails im Anrufverlauf, „Zurück” führt zum Kontakt.

Automatische Selbstpflege

Deine Assistenten pflegen die Kontakte selbst. Nach jedem echten eingehenden Anruf (keine Testanrufe, keine unterdrückten Nummern) wird der Anrufer automatisch als Kontakt angelegt (Quelle „KI-Anruf”) oder sein bestehender Kontakt aktualisiert: Der Anruf wird verknüpft, Anrufzähler und „Letzter Kontakt” aktualisiert, die Zusammenfassung als KI-Notiz abgelegt.

Nennt der Anrufer im Gespräch seinen Namen oder seine E-Mail, füllt die KI damit leere Felder — sie überschreibt aber nie, was ein Mensch oder ein Import eingetragen hat. Einen Namen, den sie selbst gesetzt hat, korrigiert sie nur, wenn der Anrufer ihn ausdrücklich korrigiert; nennt jemand am selben Anschluss einen anderen Namen ohne Korrektur, bleibt der Name stehen und die KI hinterlässt nur eine Notiz. Weitere erkannte Angaben landen als eigene Felder mit dem Badge „von der KI”.

Anrufererkennung

Die Erkennung ist pro Assistent standardmäßig aktiv: Schalter „Anrufererkennung” im Tab „Allgemein” des Assistenten-Editors („Begrüßt bekannte Anrufer mit Namen und erinnert sich an frühere Gespräche.”). Ruft eine gespeicherte Nummer an, begrüßt der Assistent den Kontakt schon im ersten Satz mit dem Vornamen, knüpft an frühere Gespräche und bekannte Daten an und fragt Bekanntes nicht erneut ab — er bestätigt vorsichtig statt zu behaupten und fragt bei geteilten Nummern nach.

Unter „Erweitert: Kontakt-Gedächtnis” steuerst du mit „Gespräche anderer Assistenten”, wie weit das Gedächtnis reicht:

„Geteilt” (Standard): Der Assistent erinnert sich an die Gesprächszusammenfassungen aller Assistenten deines Kontos.
„Nur eigene”: Er begrüßt weiterhin mit Namen (die Identität kennt jeder Assistent), erwähnt aber nur die eigenen Gespräche — was mit einem anderen Assistenten besprochen wurde, gibt er nicht preis.

Schalter aus bedeutet für diesen Assistenten beides: keine Begrüßung mit Namen und kein automatisches Anlegen oder Pflegen von Kontakten mehr.

Kontakt-Limits pro Tarif

Wie viele Kontakte dein Tarif umfasst, steht unter Abrechnung — dort zeigt die Kachel „Kontakte” deine Auslastung.

Am Limit brechen Anrufe nie ab: Der Anruf läuft normal, nur neue Kontakte werden nicht mehr gespeichert; bestehende Kontakte werden weiter aktualisiert (auch beim Import). Die Glocke im Dashboard meldet sich rechtzeitig: „Kontaktlimit fast erreicht” ab 50 oder weniger freien Plätzen und „Kontaktlimit erreicht”, sobald keine neuen Kontakte mehr gespeichert werden.

Kontakt endgültig löschen

Auf der Kontaktkarte oben rechts: „Löschen” → Bestätigung „Endgültig löschen”. Der Kontakt wird mit allen Notizen, Feldern und Tags entfernt — die Anrufe bleiben im Anrufverlauf, verlieren aber die Verknüpfung zum Kontakt. Es gibt keinen Papierkorb; das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Dasselbe gilt für die Mehrfach-Löschung aus der Liste.