Datenschutz & KI-Einsatz

Rufona verarbeitet bei jedem Anruf personenbezogene Daten. Hier erfährst du, was der Assistent im Gespräch offenlegt, was gespeichert wird (und was nicht), wo die Verarbeitung stattfindet und wie du Daten löschst — inklusive der Links zu den verbindlichen Rechtstexten.

Die KI gibt sich zu erkennen

Der Assistent legt zu Gesprächsbeginn offen, dass eine KI spricht (EU AI Act, Art. 50 KI-VO):

• Ohne feste Begrüßung formuliert die KI die Eröffnung selbst und stellt sich dabei ausdrücklich als KI-Assistenz vor. Auch die personalisierte Begrüßung für erkannte Anrufer (siehe Kontakte) enthält die Offenlegung.
• Die Eröffnung ist nicht unterbrechbar — Reinreden überspringt die Offenlegung nicht.
• Pro Anruf wird protokolliert, welcher Modellanbieter den Anruf bedient hat (Nachweis nach KI-VO).

Eigene feste Begrüßung

Ein fester Begrüßungstext (Feld „Begrüßung” im Editor) wird wörtlich gesprochen. Die KI-Erwähnung musst du dort selbst hineinschreiben — der Platzhaltertext enthält sie nicht. Die AGB verpflichten dich, die Offenlegung nicht zu umgehen.

Keine Audio-Aufzeichnung

Rufona zeichnet Gespräche nicht auf. Das Gesprächsaudio wird nur flüchtig verarbeitet. Gespeichert werden pro Anruf:

• Transkript und Zusammenfassung
• strukturierte extrahierte Felder
• Metadaten (Rufnummer, Dauer, Richtung) und der Modellanbieter

Alles davon siehst du im „Anrufverlauf”.

Wo deine Daten verarbeitet werden

Die Plattform läuft auf eigenen Servern in Deutschland (EU). Das Sprachmodell wird ausschließlich in der EU betrieben (Rechenzentrumsregion Deutschland, EU-Datengrenze), die Spracherkennung läuft über einen EU-Endpunkt.

Die Sprachausgabe (die Stimme des Assistenten) wird in den USA verarbeitet — abgesichert über das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Die eingesetzten KI-Dienstleister sind in den Rechtstexten als Kategorien beschrieben.

Kein Training, kein Tracking

• Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Keine Emotionserkennung, kein Voice-Cloning.
• Die Webapp setzt keine Cookies und kein Tracking ein — deshalb gibt es auch keinen Cookie-Banner.
• Backups werden höchstens 30 Tage aufbewahrt; die Missbrauchskontrolle des Sprachmodells speichert Daten bis zu 30 Tage in der EU.

Rollen nach DSGVO

Rufona arbeitet als dein Auftragsverarbeiter — die Daten deiner Anrufer verarbeitet Rufona ausschließlich in deinem Auftrag. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist dein Unternehmen. Den dafür nötigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt du bereits bei der Registrierung per Pflicht-Checkbox in Textform; der Zeitpunkt wird gespeichert, ein gegengezeichnetes Exemplar stellt Rufona auf Wunsch bereit.

Betroffenenanfragen deiner Anrufer (Auskunft, Löschung) beantwortest du als angerufene Stelle — Rufona unterstützt dich dabei.

Support-Zugriff steuern

Auf der „Konto”-Seite (Klick auf deinen Namen unten in der Seitenleiste) findest du den Schalter „Support darf sich in mein Konto einloggen”. Er erlaubt dem Rufona-Support, sich vorübergehend als dein Konto anzumelden, um zu helfen oder etwas einzurichten.

• Standardmäßig ist der Schalter an.
• Ausschalten stoppt den Zugriff sofort — auch eine gerade laufende Support-Sitzung wird beendet.
• Jeder Support-Zugriff wird protokolliert.

Konto löschen

In der „Gefahrenzone” der „Konto”-Seite findest du „Konto löschen”. Nur der Kontoinhaber kann das Konto löschen; ein Bestätigungsdialog („Endgültig löschen”) ist erforderlich. Danach:

• Du wirst sofort abgemeldet, ein Login ist nicht mehr möglich.
• Ein laufendes Abo wird sofort gekündigt.
• Deine Rufnummern werden freigegeben; eine freigegebene Nummer lässt sich nicht zurückholen.

Die endgültige physische Löschung aller Daten erfolgt jederzeit auf Verlangen (Anfrage an louis@rufona.com) beziehungsweise nach Wegfall der Zwecke. Abrechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, 8–10 Jahre) und dürfen so lange nicht gelöscht werden.

Einzelne Kontakte löschen (Art. 17)

Verlangt ein Anrufer die Löschung seiner Daten, öffnest du seinen Eintrag unter Kontakte und klickst „Löschen”. Der Kontakt wird endgültig gelöscht — samt gespeicherter Felder, Tags und Notizen. Die Anrufhistorie bleibt erhalten, wird aber vom Kontakt entkoppelt.

Rechtstexte

Die verbindlichen Texte findest du auf rufona.com:

Dokument	Link
Datenschutzerklärung der Webapp	rufona.com/datenschutz-webapp
Allgemeine Geschäftsbedingungen	rufona.com/agb
Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)	rufona.com/avv
Impressum	rufona.com/impressum