SMS

Die Integration „SMS” hat zwei Teile mit je eigenem Schalter:

• „An dein Team bei Eilfällen” — bei einem dringenden Anruf geht sofort eine SMS an die Handynummer deines Teams, zusätzlich zur E-Mail. Dringend sind dieselben Anrufe, deren E-Mail mit „EILIG:” beginnt — etwa ein Wasserschaden, ein Heizungsausfall oder ein Anrufer, der sagt, dass es eilt.
• „An den Anrufer (nur mit seiner Zustimmung)” — der Assistent fragt am Ende des Gesprächs, ob der Anrufer eine SMS möchte, und schickt sie nur nach einem klaren Ja.

Einrichten

1. Öffne unter „Assistenten” den gewünschten Assistenten und wechsle in den Tab „Integrationen”.
2. Klicke die Kachel „Integration hinzufügen” und wähle die Karte „SMS”.
3. Schalte die Integration mit dem Schalter in der Kopfzeile an.
4. Für „An dein Team bei Eilfällen”: Trage unter „Handynummer” die Nummer ein, die die SMS bekommen soll — zum Beispiel das Bereitschaftshandy.
5. Für „An den Anrufer”: Schalte den Teil an und passe bei Bedarf Frage und Text an (siehe unten).
6. Klicke „Speichern”.

Möglich sind Handynummern aus Deutschland (015…, 016…, 017…) und Österreich (06…). Eine Festnetz-, Sonder- oder Auslandsnummer lässt sich nicht speichern; der Editor meldet dann: „Für SMS sind nur Handynummern aus Deutschland und Österreich möglich, z. B. 0170 1234567.”

Das Status-Badge zeigt „Aktiv”, sobald der Schalter an ist und mindestens ein Teil eingerichtet ist.

SMS an dein Team

Eine SMS hat immer höchstens 160 Zeichen — genau eine SMS. So sieht sie mit den Voreinstellungen aus:

EILIG: Wasserrohrbruch im Bad, Wasser läuft
Max Mustermann - Kastanienstraße 5, 3. OG links
Rückruf: 0170 1234567

Was drinsteht, legst du unter „Erweitert: SMS-Inhalt” fest. Zur Auswahl stehen „Anliegen”, „Name”, „Adresse”, „Etage / Wohnung”, „Rückrufnummer” und „Link zum Anruf” (führt zu den Anrufdetails im Dashboard) sowie die Angaben, die dein Assistent unter „Zusätzlich erfassen” sammelt, etwa „Erreichbarkeit”. Die Vorschau darunter zeigt die SMS mit Beispieldaten und die Zahl der Zeichen.

• Name, Adresse und Etage kommen aus dem Gespräch. Erkennt der Assistent einen Anrufer, ergänzt er fehlende Angaben aus dessen Kontakt — zum Beispiel aus einer importierten Mieterliste — und kennzeichnet sie mit „(lt. Kontakt)”.
• Rückrufnummer ist die im Gespräch genannte Nummer, sonst die Nummer, von der angerufen wurde. Sie wird nie gekürzt.
• Wird es länger als 160 Zeichen, kürzt Rufona zuerst die zusätzlichen Angaben, dann Name und Adresse, dann das Anliegen. Passt der Link nicht mehr, fehlt er; alle Details stehen in der E-Mail und im Dashboard.
• Absender ist „Rufona”. Links aus dem Gespräch werden aus der SMS entfernt.

SMS an den Anrufer

Ist der Teil „An den Anrufer (nur mit seiner Zustimmung)” an, fragt der Assistent kurz vor der Verabschiedung genau einmal, z. B. „Darf ich Ihnen eine kurze Zusammenfassung per SMS schicken?”.

• Nur nach einem klaren Ja geht die SMS raus. Bei Nein, Zögern oder einer Gegenfrage hakt der Assistent nicht nach.
• Die SMS geht nur an die Handynummer, von der angerufen wird — nie an eine Nummer, die im Gespräch genannt wird. Ruft jemand vom Festnetz oder mit unterdrückter Nummer an, bietet der Assistent keine SMS an.
• Unter „Frage, die der Assistent stellt” legst du die Frage fest. Sie muss „SMS” enthalten und mit „?” enden. Enthält die SMS Kontaktdaten oder ein Angebot, sag das in der Frage mit — so stimmt der Anrufer genau dem zu, was er bekommt.
• Unter „SMS-Text” legst du den Text fest: {firma} wird durch deinen Firmennamen ersetzt, {notiz} durch das Anliegen in wenigen Worten. Links sind nicht erlaubt; Telefonnummern nur aus Deutschland und Österreich, keine Sonder- oder Mehrwertnummern. Die Vorschau zeigt die SMS mit Beispieldaten.
• Ohne eigene Angaben gilt: „Danke für Ihren Anruf bei {firma}. Ihr Anliegen: {notiz}”
• Jede Nummer bekommt höchstens eine solche SMS innerhalb von 24 Stunden.
• Zum Schutz vor Missbrauch gehen SMS an Anrufer pro Tag an höchstens so viele Empfänger, wie dein Paket SMS im Monat enthält (mindestens 20). SMS an dein Team bei Eilfällen sind davon nicht betroffen.

Zustimmung

Enthält die SMS Werbung, brauchst du nach § 7 UWG die vorherige ausdrückliche Zustimmung des Empfängers — auch gegenüber Firmen. Der Assistent holt sie im Gespräch ein; der Wortlaut steht im Transkript.

Grenzen

• Ans Team nur bei dringenden Anrufen, an den Anrufer nur nach seinem Ja. Für alle anderen Anrufe gibt es die E-Mail.
• Testanrufe lösen keine SMS aus — nur echte Anrufe.
• SMS im Monat inklusive: Essential 100, Plus 200 je Konto, Team und Anrufer zusammen. Jede weitere SMS kostet 15 ct (bei Individuell nach Vereinbarung) und steht mit auf der Monatsrechnung; siehe Abrechnung. Ein Tageslimit gibt es nicht. Oben in der Karte siehst du, wie viele SMS diesen Monat verbraucht sind; ist das Kontingent aufgebraucht, meldet es die Glocke einmal.